Organização de documentos: 10 dicas essenciais

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Organização de documentos: 10 dicas essenciais

A organização de documentos é fundamental para todos nós, mesmo que você não trabalhe com isso. Nós lidamos com contas a pagar e a receber, boletos, arquivos e registros importantes todos os dias, então mantê-los em ordem pode fazer toda a diferença.

Portanto, se você quer fazer uma boa organização de arquivos, mas não sabe nem por onde começar, nós podemos ajudar! Fique com a gente até o final deste artigo e comece hoje mesmo a organizar os seus papéis.

Organização de documentos: veja 10 dicas práticas

Organização de documentos: veja 10 dicas práticas

Para organizar documentos de maneira prática e verdadeiramente eficaz, você vai precisar separar um tempo para isso. Afinal, essa é uma daquelas tarefas que não adianta fazer com pressa, ainda mais se você estiver com a bagunça acumulada.

Por isso, programe um tempo exclusivo para essa atividade e se prepare. Organizar arquivos não precisa ser difícil, e nós garantimos que a sensação de dever cumprido quando você terminar vai valer todo o esforço.

1. Dê uma geral na casa e reúna tudo

Se você tem papéis espalhados no quarto, na sala, no escritório e até na cozinha, a primeira etapa é reunir tudo em um só lugar. De preferência, escolha um lugar tranquilo onde você possa se concentrar e que tenha espaço suficiente para separar os documentos em pilhas por categoria, como veremos a seguir.

2. Na organização de documentos, cada coisa tem seu lugar

2. Na organização de documentos, cada coisa tem seu lugar

Com a papelada toda reunida, chegou a hora de separar em categorias. Aproveite esse momento para identificar e separar propagandas, informes publicitários, panfletos e outros itens que você poderá descartar mais tarde.

Faça uma categorização dos documentos, considerando as sugestões a seguir:

  • documentos da casa;
  • documentos do carro;
  • arquivo da escola das crianças;
  • contas que já foram pagas;
  • contas a pagar;
  • documentos pessoais de cada morador da casa.

Você pode adaptar essas categorias às suas necessidades e incluir tantas quantas forem necessárias.

3. Ordem cronológica, pastas e etiquetas

Agora que você já identificou as categorias, chegou a hora de organizar cronologicamente a documentação. Na categoria documentos da escola das crianças, por exemplo, coloque os boletos pagos mais antigos no final, e os mais recentes na frente.

Um auxílio fundamental para essa etapa de organização são as pastas e as etiquetas. Uma dica é escolher pastas transparentes e coloridas, para facilitar ainda mais a diferenciação entre cada bloco de arquivos.

4. Uma pasta para cada morador da casa

4. Uma pasta para cada morador da casa

Além de dividir os documentos nas categorias casa, carro, escola etc., também é fundamental destinar uma pasta para cada morador da casa. Nela você deve colocar a certidão de nascimento original e suas cópias, CPF, cópia do RG e da Carteira de Habilitação, comprovantes de vacinação, passaporte e outros documentos pessoais.

Para isso você pode investir em caixas plásticas de diferentes tamanhos, em cestos organizadores ou em arquivos com divisórias para distribuir tudo isso.

5. Registros médicos também entram na organização de documentos

5. Registros médicos também entram na organização de documentos

Você não precisa armazenar o resultado de todos os exames de sangue feitos ao longo da vida, mas vale a pena guardar os mais importantes. Se você fez uma cirurgia, por exemplo, pode guardar o laudo médico para referência futura.

Nesse caso, vale a mesma orientação que demos para os documentos pessoais: cada morador da casa deve ter sua pasta.

6. Classifique os documentos em ativo, morto e permanente

Alguns documentos não serão nunca descartados, como é o caso da certidão de nascimento de alguém. No entanto, outros, como um boleto pago, podem ser jogados fora dependendo do tempo decorrido do pagamento.

Para facilitar o acesso e a organização dos seus arquivos, você pode separar as pastas da seguinte maneira:

  • arquivo ativo: são aqueles do ano corrente, como as contas de água, luz, TV, etc. Se desejar, você pode colocar nesse arquivo os itens do ano em curso e também do ano anterior.
  • arquivo morto: contém os documentos de dois ou mais anos atrás, que comprovem pagamentos, quitação de dívidas etc. Para evitar guardar 12 recibos de cada categoria, você pode manter apenas a Quitação Anual de Débitos. Esse é um documento obrigatoriamente fornecido pelas empresas prestadoras de serviço que comprova que você está em dia com as contas do ano anterior.
  • arquivo permanente: deve conter tudo o que nunca pode ser descartado. Além da certidão de nascimento, aqui devem ser incluídas certidões de imóveis, de óbito, casamento etc.

 7. Descarte o que puder, sempre que puder

 7. Descarte o que puder, sempre que puder

Se você guardar cada comprovante de compra e pagamento a vida inteira, não há espaço de armazenagem que chegue. Por isso, de tempos em tempos é possível fazer uma limpa para jogar fora aquilo que não faz mais sentido.

No entanto, tome cuidado para não descartar alguma coisa importante! De maneira geral, a orientação é a seguinte:

  • comprovantes de compras e depósitos devem ser guardados por um mês;
  • extratos bancários e de cartão de crédito, apólices de seguro e exames de saúde devem ser preservados por pelo menos um ano – em alguns casos há indicação de mais tempo, então leia com atenção;
  • recibos de Imposto de Renda, IPTU e IPVA devem ser mantidos por cinco anos;
  • comprovantes de pagamento de serviços podem ser substituídos pela Quitação Anual de Débitos sempre que estiver disponível.
  • documentos pessoais não devem ser descartados em nenhuma hipótese.

8. Uma vez feita a organização de documentos, dê continuidade

Se você criar o hábito de filtrar as correspondências que recebe e os papéis que traz da rua para casa assim que chega, as chances de se encontrar novamente em meio ao caos diminui muito.

Por isso, se for uma propaganda que não é do seu interesse, descarte. Não deixe jogada sobre a mesa da sala ou em uma gavetinha da mesa de cabeceira.

Além disso, você pode armazenar os comprovantes de pagamento imediatamente na pasta correta, assim você evita se dedicar tanto tempo a essa tarefa novamente.

9. Cuidados com arquivos digitais

9. Cuidados com arquivos digitais

Você pode adotar a mesma orientação que demos para os arquivos físicos com os arquivos digitais. Ou seja, se você tem hábito de fazer pagamentos pela internet, crie uma estrutura de pastas no computador para guardar os comprovantes.

Determine uma nomenclatura padrão para os arquivos que facilite a localização de um item no futuro. Por exemplo, você pode adotar a escrita toda em letras minúsculas, separadas por underline, com a data de pagamento. Assim: boleto_da_escola_fevereiro_2022.

10. Digitalize tudo o que puder

10. Digitalize tudo o que puder

Os documentos de alta rotatividade, como comprovantes de pagamento de contas de luz e água, não precisam ser necessariamente digitalizados. Mas aqueles que são de difícil substituição, ou mesmo insubstituíveis, devem ter sua versão digital providenciada o quanto antes.

Além dos documentos pessoais, que compõem boa parte dessa categoria, podemos incluir também outros como documentação da casa e do carro, que são itens mais permanentes. Aliás, até mesmo cartas e retratos antigos podem se beneficiar de um armazenamento de documentos físicos bem feito.

Use seu bom senso para fazer a melhor distribuição possível dos seus arquivos e zele pela sua organização uma vez que tenha terminado essa primeira etapa.

Agora que você já tem algumas ideias para organizar arquivos e sabe o que precisa fazer para ordenar seus documentos, que tal dar uma olhada no site, no app ou em uma das lojas físicas da Cobasi? Nós temos tudo o que você precisa para cuidar bem da sua casa!

Por Cobasi

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